• Indica tares, responsabilidades y deberes del puesto.
  • Identifica:

i)        Que se hace.

ii)      Por qué se hace.

iii)    Donde se hace.

iv)    Como se hace.

El análisis de puestos permite que nos respondamos las siguientes preguntas:

  • ¿Cuáles son los puestos en la organización?
  • ¿Cómo se relacionan entre sí ?
  • ¿De qué forma cada puesto se relaciona con los objetivos y la estrategia organizacional?
  • ¿Cuál es el grado de adecuación de una persona al puesto que ocupa?
  • ¿Hasta qué punto los empleados con competencias con un desarrollo superior son compensados por hacer tareas de menor exigencia?
  • ¿Cómo pueden ser reestructuradas las tareas para rediseñar o eliminar puestos?

Métodos para reunir información.

Métodos de descripción y análisis de puestos:

  • Observación directa: en los casos más simples, el entrevistador observa las tareas y completa el formulario a partir de lo que ve, sin la participación directa del empleado.
  • Entrevista: el analista entrevista al ocupante del puesto.
  • Cuestionario: el ocupante del puesto completa un cuestionario.
  • Mixta: administración conjunta de por lo menos dos de estas variantes.

La conveniencia de utilizar un método u otro, o una combinación de ellos, dependerá de cada caso. Lo mas usual es utilizar varios métodos al mismo tiempo, y será el especialista el que opte por uno u otro. Por ejemplo, puede utilizarse el método de observación directa para puestos operativos, en forma conjunta con formularios y entrevista para  puestos de supervisión

Y solo para personas que están en lugares alejados de las oficinas centrales. Cada caso es particular y se deberá optar por lo mas conveniente en cada uno.

¿Quién reúne la información para el análisis de puestos? Por lo general estas tareas están en manos de especialistas en recursos humanos con el apoyo indispensable del superior y el ocupante del puesto.

La entrevista

Es una etapa fundamental del proceso y hay distintos tipos según el caso:

• Entrevistas individuales con cada empleado.

• Entrevistas grupales cuando varios empleados ocupan el mismo puesto.

• Entrevistas con uno o más supervisores, según corresponda.

Es muy importante que el entrevistado entienda correctamente por qué se realiza la entrevista, sin confundirla con otro tipo de reuniones. Recuerde que es necesaria la colaboración de todos los involucrados.

Es igualmente importante el modo en que se formulan las preguntas: concretas, sin posibilidad de diferentes respuestas, breves, preguntar una sola cosa por vez, etc.

Usar un formulario como guía es el mejor consejo para estas entrevistas; se lo podrá tener en la mano y seguir su secuencia. A diferencia de un proceso de selección, en el que se evalúa a las personas y ellas se sienten evaluadas, en este tipo de entrevistas el que realiza la recolección de información y la persona que ocupa el cargo sólo deben describirlo; no hay evaluado ni evaluador.

Para Colé,1 los dos aspectos más difíciles de describir son:

• el propósito general del puesto;

• los principales deberes del puesto.

Los entrevistados tienen una fuerte tendencia a describir todo lo que hacen sin discernir su importancia relativa. En ocasiones, tareas poco relevantes ocupan un espacio importante en el relato y se describen en breves palabras tareas de alto impacto para la organización.

Los cuestionarios

Constituyen otro método para obtener información del puesto. A través de ellos los empleados describen las tareas, deberes y obligaciones de su empleo.

Un esquema basado solamente en cuestionarios es de mucho menor costo que el basado en entrevistas. Por otra parte, si está bien administrado brindará información acertada.

Observar tareas

Este método puede ser útil cuando una tarea que puede ser observable es realizada por una persona menos calificada para llenar un cuestionario, por ejemplo tareas de limpieza o de fábrica. 

No parece ser un método adecuado para otras posiciones.

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